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A gestão eletrônica de documentos passa ser obrigatória nas instituições de ensino em 2020

Temos tratado sempre em nosso Blog assuntos diversos relacionados à importância da Gestão Documental nos mais diversos segmentos. Sejam empresas de qualquer porte, órgãos públicos ou instituições de ensino, todos possuem obrigações e compromissos legais. Esse compromissos dependem de um trabalho bem realizado de organização, estratégia e inteligência. Falando hoje especificamente sobre a área de ensino, a Portaria 1.224 de 18 de dezembro de 2013 e a Portaria 315 de 04 de abril de 2018 do Ministério da Edução estabelecem algumas normas fundamentais para as instituições.

Você já tem conhecimento sobre essas Portarias? Sabe exatamente sobre o que ela trata e como você pode se adequar a todas as obrigações previstas? Se ainda não leu sobre o assunto, esse é o momento de se informar.

Conheça as Portarias

A Portaria 1.224 de 18 de dezembro de 2013 institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.

O Ministério de Estado da Educação (MEC), por meio dessa portaria, estabeleceu normas e procedimentos para realização do devido tratamento arquivístico da documentação acadêmica. Isso vale para o Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior e para a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior.

Veja abaixo alguns dos parágrafos e artigos da Portaria. São trechos que trazem informações importantes sobre essas normas que devem ser cumpridas:

§ 1º O Acervo Acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código e na Tabela constantes no ANEXO I, devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações previstos na Tabela.

§ 2º Vencido o prazo de guarda da Fase Corrente, o documento em Fase Intermediária, cuja destinação, prevista na Tabela do ANEXO I, seja a eliminação, a IES poderá substituir o respectivo documento físico do Acervo Acadêmico por documento devidamente microfilmado, observadas as disposições, no que couber, da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto nº 1.799, de 30 janeiro de 1996.

Art. 2º A IES deve manter permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta todo o Acervo Acadêmico sob sua guarda.

§ 1º O Acervo Acadêmico poderá ser consultado a qualquer tempo pela Comissão Própria de Avaliação (CPA).

§ 2º O Acervo Acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos atuantes para fins de regulação, avaliação e supervisão.

Já a Portaria 315 de 04 de abril de 2018  Dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e
de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância. Com um fator determinante para as IES, que é o prazo final para o cumprimento da Portaria: As instituições tem 24 meses (2020) para ter todo seu acervo acadêmico em formato digital, desde a publicação da Portaria em abril deste ano. Sob pena de penalidades previstas nos códigos legislativos.

Saiba o que fazer

Para evitar irregularidades administrativas e consequentes prejuízos dos efeitos da legislação civil e penal, as instituições de ensino devem ter um cuidado especial. Tudo começa no momento de se organizar para cumprir os procedimentos estabelecidos. Gerir a documentação de milhares de alunos exige profissionais capacitados e qualificados. Porém, sem os devidos recursos tecnológicos e serviços adequados, mesmo esses profissionais terão sérias dificuldades para “colocar a casa em ordem”.

Ter praticidade e agilidade nesse momento é fundamental. Organizar os documentos de maneira eficaz, realizando a correta classificação dos mesmos, é o primeiro passo. Assim todas as buscas futuras serão feitas em menos tempo e com mais precisão. A digitalização dos documentos, com a devida indexação dos arquivos e a disponibilização em meio eletrônico para consulta web também ganham muito destaque.

A microfilmagem prevista nas Portarias também garante mais segurança e garantias à preservação do acervo acadêmico. Esse serviço possibilita até mesmo substituir os arquivos físicos. Mas antes é necessário conhecer com mais detalhes o texto completo das Portarias e demais Leis complementares. Veja mais no portal do MEC.

Conheça um caso prático de sucesso

A Faculdade de Ciências Médicas de Minas Gerais (FCM-MG) se enquadrou nessa situação. A FCM-MG foi uma das instituições que precisou pouco a pouco se ajustar para atender aos requisitos exigidos pela Portaria. Com toda a experiência de mais de 27 anos de mercado, a Arquivar utilizou de todo o seu reconhecimento em gestão estratégica e inteligente de documentação para trabalhar em conjunto com a FCM-MG.

A FCM-MG possui como mantenedora a Fundação Educacional Lucas Machado (FELUMA), uma Instituição filantrópica fundada na década de 70. A FELUMA tem como finalidade geral o desenvolvimento e a manutenção de atividades educacionais, saúde, assistência social e pesquisa no campo das ciências exatas, humanas e biológicas.

O Projeto de Gestão Documental implantado no âmbito acadêmico foi feito de acordo com as necessidades mapeadas. A análise foi feita por meio dos departamentos envolvidos. Foram implementados os softwares ArqGED, ArqScan e ArqFlow. Além dos softwares, os serviços de digitalização e microfilmagem permitiram o atendimento de todas as legislações vigentes para o segmento.

As soluções acadêmicas tiveram como característica principal agilizar os processos. Com isso houve redução na geração e armazenamento de documentos, facilitando o acesso às informações dos alunos. A implantação do ArqScan no cadastro possibilitou aos atendentes a digitalização dos documentos no ato da matrícula ou em todas as interações com aluno.

Todas as cópias passaram a ser devolvidas ou descartadas no ato da matrícula ou nas interações realizadas. As auditorias são executadas com documentos eletrônicos, reduzindo assim seu tempo de execução. Isso otimizou também o tempo de pesquisa dos mesmos. Esses documentos são armazenados diretamente no ArqGED, garantindo total acesso via web aos usuários cadastrados.