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6 motivos para digitalizar documentos em instituições de ensino

6 motivos para digitalizar documentos em instituições de ensino

Digitalizar documentos em instituições de ensino é uma forma de se adequar à transformação digital. As inovações tecnológicas invadiram todos os segmentos da sociedade, fazendo surgir um novo perfil de consumidor, mais antenado e ávido por produtos e serviços de qualidade. E na educação não é diferente.

Mais do que adotar tecnologias de última geração, as escolas e universidades precisam inovar nos conceitos de trabalho e na gestão educacional. Por isso, digitalizar documentos em instituições de ensino é uma oportunidade de reestruturação da base acadêmica dentro dessa abordagem da transformação digital.

Como resultado dessas práticas, elas podem usufruir de muitas vantagens. Veja alguns motivos para digitalizar documentos em instituições de ensino e estar cada vez mais preparado para a era digital.

Por que digitalizar documentos em instituições de ensino?

A estrutura física de atendimento aos alunos já não comporta o volume de solicitações? Há demora de atendimento e reclamações? Perde-se muito tempo para localizar e organizar documentos? Esses são alguns dos indícios de que sua instituição de ensino não está com uma rotina otimizada na prestação dos serviços.

Qualquer escola ou universidade deseja ter mais agilidade ao acessar uma informação e atender às solicitações da comunidade acadêmica. Reduzir o volume de papel no ambiente de trabalho, tornando-o mais sustentável, também é uma preocupação. No mesmo sentido, tornar as equipes de profissionais mais produtivas. Tudo isso se torna mais possível quando se adota a transformação digital como estratégia. Dentre suas práticas, está digitalizar documentos em instituições de ensino.

Ela pode trazer inúmeros benefícios, como melhorias nos processos internos, redução de custo, padronização, satisfação da comunidade acadêmica e outros. Veja 6 motivos para digitalizar documentos em instituições de ensino.

Para se adequar às normas brasileiras

Um dos motivos mais relevantes para digitalizar documentos em instituições de ensino é estar em conformidade com as normas brasileiras que tratam do assunto. O Ministério da Educação já editou decretos e portarias que abordam a gestão documental nas IES.

A primeira é a Portaria 1224/2013, que “institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino”.

Em seguida, editou-se o Decreto nº 9.235/2017, aplicável também às IES. Além de apontar a digitalização e a gestão eletrônica de documentos nessas instituições, apresenta condições e prazos para que as elas realizem a conversão dos documentos acadêmicos para o formato digital, mediante “a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais, nos termos da legislação”.

Os prazos são tratados especificamente pela Portaria 315/2018, que “dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento das instituições e cursos de educação superior do sistema federal de ensino, que visa regular a gestão documental de todos os documentos envolvidos nos processos das atividades-fim”.

As instituições de ensino superior devem realizar a digitalização de seus acervos documentais até o mês de abril de 2020, sob pena de serem acusadas de irregularidade administrativa, o que pode resultar em sanções previstas em lei.

A Portaria nº 330/2018 também trouxe mais exigências para as instituições ao tornar obrigatória a emissão de diplomas e documentos acadêmicos em formato digital. O diploma digital abrange o registro e o respectivo histórico escolar. E tais documentos só podem ser emitidos com validade jurídica, integridade e segurança das informações mediante uso de certificado digital. Por fim, tivemos a Portaria 554/2019, que regulamentou os diplomas digitais e trouxe vários requisitos técnicos para seu atendimento.

Diante de tantas normas, digitalizar documentos em instituições de ensino é o primeiro passo para atendê-las.

Como fazer para digitalizar documentos em instituições de ensino?

Digitalizar documentos em instituições de ensino não é uma tarefa tão simples. Afinal, inúmeros setores lidam com informações impressas o tempo todo. Por onde começar? O ideal é que os projetos de digitalização sejam iniciados no setor de tecnologia da informação (T.I), pela própria natureza do departamento. Em seguida, passando para a secretaria acadêmica, que é o local que concentra as principais informações de uma instituição de ensino. São estes, os dois departamentos envolvidos na implantação e desenvolvimento do projeto de digitalização.

Mas não basta colocar as máquinas necessárias e transformar os arquivos físicos em digitais. A linha de produção se compõe por scanner de produção, sistema de captura, tratamento e indexação de imagens, sistema de assinatura digital, certificados digitais e sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Mas para que ela seja eficaz e cumpra os requisitos legais, deve ser adequada às necessidades da instituição.

Diante disso, a prática mais adotada na hora de digitalizar documentos em instituições de ensino é contratar uma empresa específica de digitalização. Ela será responsável por todas as etapas dessa atividade, de modo que a gestão documental seja a melhor possível.

6 motivos para digitalizar documentos em instituições de ensino

Para manter o acervo seguro

A segurança da informação é um ponto de atenção em qualquer empresa. Evitar incidentes físicos e cibernéticos é fundamental para ter uma marca forte no mercado. E digitalizar documentos em instituições de ensino trabalha neste sentido. A segurança dos dados digitais envolve, além da segurança da informação, a prevenção de ocorrências e o armazenamento seguro.

Incidentes como inundações, incêndios, envelhecimento e extravios não atingem documentos digitais, especialmente porque o armazenamento é baseado em sistemas em nuvem. A nuvem permite que o usuário acesse os milhares de documentos de outros dispositivos, além de permitir a realização de backups com frequência determinada, o que garante ainda mais a segurança dos arquivos, independentemente de falhas.

Quando se fala em segurança da informação, a prática de digitalizar documentos em instituições de ensino ganha grande importância. Porque a digitalização envolvem sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que permitem que o gestor estabeleça determinados controles de acesso. Ou seja, somente pessoas autorizadas podem consultar as informações acadêmicas que o gestor definir.

Além do controle de acesso, o GED oferece a possibilidade de backup e de versionamentos, assegurando que os dados não sejam falsificados. O gestor pode ver uma linha cronológica do processo relacionado a um documento. Qualquer modificação efetuada nos arquivos será visível.

Cabe destacar também que os sistemas presentes no serviço de digitalização de documentos possuem a premissa de armazenamento seguro. Esses sistemas, além de passar por auditorias, possuem critérios rigorosos de segurança (criptografia e bloqueio de usuários que tentam invadi-lo).

Considerando o alto volume de informações e documentos que uma instituição de ensino possui e recebe diariamente, a digitalização pode ser uma excelente solução para manter o acervo seguro.

6 motivos para digitalizar documentos em instituições de ensino

Para ter processos internos otimizados

Da matrícula de um aluno até sua formatura, são anos de documentação. Informações semelhantes passam por variados setores das instituições. Aquelas escolas e universidades mais antigas possuem um alto volume de papel impresso que diz respeito à comunidade acadêmica e aos cursos oferecidos. Ao mesmo tempo, todas devem se adequar às normas advindas com a transformação digital. Lidar com toda essa informação física e digital de forma eficaz depende de processos internos otimizados e organizados.

Imagine uma instituição de ensino que também possui foco em educação à distância, com polos espalhados por todas as regiões do país. O volume de informações é altíssimo, e os fluxos de trabalho são ainda mais complexos. Digitalizar documentos em instituições de ensino se torna uma prática de sobrevivência para eliminar falhas nos processos internos.

Ter processos internos otimizados depende de melhorar a busca por informações e a organização dos arquivos físicos e digitais.

Quanto à localização das informações, quando elas são físicas, a busca pode ser mais demorada, especialmente se o arquivo não estiver organizado. Ao digitalizar documentos em instituições de ensino, a tarefa se torna mais prática devido ao fácil acesso que os usuários têm à informação. É importante lembrar que os arquivos digitais, após serem digitalizados, são inseridos em sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos.

Esses sistemas possuem busca otimizada, permitindo a localização de arquivos ao digitar uma palavra relacionada ao conteúdo. Além disso, o sistema baseado em armazenamento em nuvem permite o acesso de qualquer lugar, basta ter um dispositivo com capacidade computacional e acesso à internet.

Quanto à organização dos arquivos, ela se torna mais prática ao digitalizar documentos em instituições de ensino. Por meio da digitalização, é possível padronizar formatos, processos e a localização dos arquivos. A gestão documental, especialmente no tocante à organização, se dá de forma bastante segmentada, como ocorre na indexação.

A indexação é, inclusive, a criação de um método de arquivamento organizado e eletrônico. Cada documento é nomeado e indexado por meio de dados obtidos dele mesmo (datas, títulos, nomes ou outras identificações), possibilitando uma pesquisa futura de maneira eficiente e simples. Com a padronização, o gestor contribui para que todos tenham acesso facilitado às informações, o que aumenta a produtividade dos colaboradores.

Para ter equipes de trabalho mais produtivas

Ter equipes de trabalho mais produtivas é vantajoso em diversos aspectos. Qualquer que seja a natureza da instituição de ensino, produtividade é sinônimo de economia de recursos. Não à toa, o uso de diversas soluções tecnológicas é considerado sempre bem vindo em empresas privadas. Digitalizar documentos em instituições de ensino é uma delas. Mas como essa prática torna as equipes mais produtivas?

Em primeiro lugar, a perda de tempo com a manipulação de papéis diminui. Imagine que, para encontrar um histórico de um aluno antigo, um funcionário da secretaria deva se deslocar até o arquivo e procurar a documentação. São muitos minutos perdidos, principalmente se o arquivo não estiver organizado de forma metódica (por ano, ordem alfabética, curso etc.). Quando os documentos estão digitalizados, bastam poucos segundos e alguns cliques, já que eles são localizados pelo sistema e pesquisados por índices ou por acesso a palavras do documento.

O tempo restante, se comparado com quem realiza a tarefa de forma manual, poderá ser empregado em outras tarefas. Em suma, quando a instituição é orientada a dados em ambiente digital, seus profissionais se tornam menos burocráticos e mais analíticos e estratégicos.

Em segundo lugar, a produtividade das equipes de trabalho cresce com a possibilidade de múltiplos usuários acessarem a mesma informação simultaneamente. Somente os dados digitais possibilitam essa prática. Com ela, a secretaria acadêmica e o diretor podem acessar o mesmo documento, ou enviar informações e arquivos para outras pessoas ao mesmo tempo. Quando se otimiza a troca de informações e o compartilhamento de arquivos, também há economia de tempo.

Por fim, outro ponto que demonstra a importância de se digitalizar documentos em instituições de ensino é a integração entre sistemas. A digitalização utiliza um sistema de gerenciamento eletrônico de dados que pode ser conectado a outros sistemas utilizados na instituição. Além de otimizar a rotina dos profissionais e o fluxo de trabalho, permite a colaboração mais eficiente.

6 motivos para digitalizar documentos em instituições de ensino

Para melhorar a prestação dos serviços à comunidade acadêmica

Todos os outros motivos que fazem você querer digitalizar documentos em instituições de ensino possibilitam uma melhor prestação de serviços à comunidade acadêmica. E isso ocorre em diferentes frentes, como:

  • Manter uma plataforma online permite o acesso e a indexação de documentos digitalizados, além de oferecer mobilidade aos profissionais para trabalhar de onde desejam;
  • Possuir um arquivo digital com a documentação dos alunos possibilita ter um sistema online para requisição de serviços e consulta por eles;
  • Possibilitar o acesso à documentação em ambiente virtual é importante para otimizar o processo produtivo e a prestação dos serviços;
  • Ter agilidade para localizar informações torna o atendimento presencial mais rápido.

Digitalizar documentos em instituições de ensino melhora a qualidade dos serviços prestados ao público interno e externo, o que atrai mais alunos para a escola ou universidade.

Porque tem bom custo-benefício

Uma instituição que opta pela digitalização de documentos, certamente, deverá investir em uma metodologia de trabalho eficiente, bons equipamentos e sistemas inovadores. Felizmente, existem opções no mercado que atendem a todos os requisitos. Inicialmente, será preciso investir nessa solução. No entanto, em poucos meses, a instituição poderá usufruir de todos os benefícios que ela proporciona, reavendo o investimento realizado.

Em outras palavras, digitalizar documentos em instituições de ensino é uma prática de bom custo-benefício. E isso tem a ver com a produtividade das equipes, que mencionamos anteriormente. Se ocorre uma boa gestão documental, o fluxo de trabalho é otimizado, o acervo se mantém seguro, os processos internos ficam mais organizados, e as equipes trabalham melhor. Basicamente, é possível fazer mais com menos.

E cabe destacar também a economia que a digitalização proporciona ao dispensar cópias, impressões, transporte e armazenamento de documentos.

Digitalizar documentos em instituições de ensino é uma das práticas fundamentais nos dias atuais. O primeiro motivo é que ela se tornou obrigatória após as diversas normas editadas pelo Ministério da Educação. No entanto, escolas e universidades que a adotaram sentem uma melhoria nítida em suas rotinas, uma vez que as equipes de trabalho são mais produtivas e organizadas em decorrência da melhor gestão documental.

No entanto, para que a digitalização traga vantagens para as instituições, recomenda-se a contratação de uma empresa especializada neste serviço. É importante ter em mente que uma solução adequada às necessidades da instituição é fundamental para que esses benefícios apareçam e para que a gestão documental traga bons resultados.

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