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Entenda por que reduzir o uso de papel

Responda rápido: você sabe qual a quantidade de papel é usada na sua empresa? Certamente, é um volume que pode ser reduzido. Não somente onde você trabalha, mas nas organizações em geral. Segundo dados da ABGD (Associação Brasileira de Empresas de Gerenciamento de Documentos) são gerados entre 400 e 500 tipos diferentes de documentos por cada empresa. Imagina só tudo isso impresso! É preciso buscar soluções para reduzir o uso de papel.

A utilização intensa do papel ainda faz parte da cultura de várias empresas. Isso ocorre muitas vezes em função da burocracia ou mesmo do hábito de se manusear o documento. Por outro lado, há alguns anos vem-se criando políticas do uso consciente de papel. São práticas de reciclagem e as organizações sentindo os benefícios reais de migrar da papelada para o digital. A tendência é que cada vez mais os empresários sintam confiança em abandonar o papel. E então partir para as plataformas digitais, bem como entender melhor a necessidade de poupar recursos do meio ambiente.

Quer um motivo para adotar de uma vez por todas o bom uso do papel? Vamos lhe dar quatro!

Os motivos

  • Redução de custos – comprar, transportar, copiar, imprimir. Tudo isso onera processos e acaba por impedir o aumento da produtividade. Faça um breve cálculo de quanto sua empresa investe em pacotes de papel, impressora, tonners, cópias e transporte seguro dos documentos impressos. Considere também o tempo despendido pelos funcionários na localização de informações perdidas entre inúmeras pastas e caixas. Esse contexto pode melhorar e muito, não pode? Veja só o exemplo dos setores de DP, neste post: Solução para DP reduz custos e traz mais produtividade para empresas. 
  • Organização do ambiente de trabalho – evitar o acúmulo de documentos no local de trabalho, não apenas libera espaço para outras atividades, como também é um dos fatores que torna o ambiente agradável para o funcionário. Seguramente, isso favorece a relação harmoniosa entre colegas e incentiva a produtividade da equipe, como explica a Sociedade Brasileira de Coaching: Ambiente de trabalho organizado e suas vantagens.

  • Segurança das informações – o documento físico está sujeito a fatores ambientais, manuseio incorreto, acidentes e extravios. Quando você transfere esse material para plataformas digitais, capazes de gerar backup, promover acesso remoto e aplicar recursos avançado de proteção de dados, pode ter certeza que seu acervo está protegido de todas as situações acima. Assim, é mais seguro e não há necessidade de impressões e protocolos para acessar informações. Para você entender mais, sugerimos este artigo: Como a tecnologia garante a segurança dos seus documentos.
  • Preservação do meio ambiente: o planeta está emitindo diariamente alertas de que precisamos explorar moderadamente seus recursos. A ABDG verificou que 37% das impressões são desnecessárias. Os dados poderiam ser acessados e geridos virtualmente.  Os elevados volumes de produção de papel levam à extrapolação dos limites de desmatamento, o que resulta em perdas significativas para a natureza e até mesmo a destruição de ecossistemas. Além da urgência da preservação ambiental, assumir posturas ecossustentáveis valoriza as organizações e fortalecem os laços com os consumidores.

A solução

Naturalmente, ainda não conseguimos chegar um índice zero de uso de papel nas empresas em decorrência de diversos fatores. Entretanto, há no mercado soluções sofisticadas e extremamente eficientes, capazes de evitar o excesso de papel a partir de tecnologias de gestão documental.

Com o GED, todos os dados são virtualmente acessíveis e o documento original é resguardado de danos e acidentes. Os fluxos de trabalho são mais rápidos e a troca de informações mais fluidas. A gestão documental é a alternativa mais rentável para empresas que procuram reduzir gastos e otimizar o trato com documentos.

As soluções Arquivar destacam-se no mercado pelo padrão de excelência e efetividade em otimizar a gestão de documentos de nossos clientes. Venha conhecer!