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03 dicas para deixar seu arquivo digital mais estratégico

Você digitalizou todos seus documentos? Eliminou o material desnecessário? Liberou espaço físico? E agora? O que fazer com que seu arquivo digital permaneça organizado e seja mais estratégico?

01 – Crie o hábito de manter o seu sistema organizado.

É muito importante que seu arquivo seja montado de modo funcional, e adequado para as características do seu negócio otimizando o trabalho dos colaboradores. Será necessário que a equipe adote práticas de uso para que não se forme uma montanha de documentos soltos e acabe indo por água abaixo uma das principais vantagens do arquivo digital, que é a rapidez e fluidez nas pesquisas das informações. Estabeleça rotinas e critérios internos para o manuseio destes documentos.

02-  Invista no armazenamento em nuvem e não deixe de fazer backup!

Armazenar seu arquivo digital na nuvem está entre as alternativas mais seguras de preservar seus dados de perdas, acessos indevidos e ação de pessoas mal-intencionadas. Além disso, uma das diversas vantagens de se investir em cloud é a possibilidade de acessar e gerenciar seus documentos à distância. Para entender melhor como o armazenamento em nuvem pode contribuir para a funcionalidade estratégica de seu acervo digital, recomendamos esta leitura: Os arquivos da sua empresa ainda não estão na nuvem?

03 – Monitore e rastreie seus documentos.

Falando de forma simples, agora você precisa tomar conta de seu arquivo digital e saber quem está acessando-o. Com os softwares de monitoramento da Arquivar, é possível criar hierarquias de acesso, isto é, você pode definir quais colaboradores podem utilizar cada parte do sistema, e ainda rastrear todas as ações realizadas com o documento. E se o cliente optar pela guarda dos documentos, será possível aplicar esses recursos também ao acervo físico. Veja mais detalhes neste post: Rastreabilidade: segurança total dos seus documentos

Não há segredos para uma gestão eficiente de documentos. Uma simples dedicação a mais do seu tempo, economizará anos de recursos e organização corporativa.